Stručně
- Před nástupem: účet, e-mail, přístupy, licence a počítač nastavený přes MDM.
- Při odchodu: zablokovat účty, převzít e-maily a soubory, vrátit a vymazat zařízení, zrušit licence.
- Nejvíc rizik vzniká při odchodu, kdy se zapomene na některý přístup.
Nástup (onboarding)
Týden předem
- Založit firemní účet a e-mail (Google Workspace, Microsoft 365).
- Přidat do skupin, sdílených disků a kalendářů podle role.
- Přidělit licence (Office, Adobe, CRM, účetnictví).
- Připravit počítač a telefon, ideálně přes zero-touch.
- Připravit přístupy do systémů, které se nepropojují automaticky.
První den
- Předat zařízení a nechat nastavit heslo a dvoufázové ověření.
- Ukázat, kam hlásit problémy (helpdesk, portál).
- Krátce projít bezpečnostní zásady: hesla, phishing, co dělat při ztrátě zařízení.
Odchod (offboarding)
Poslední den
- Zablokovat přihlášení do firemního účtu a odhlásit všechna zařízení.
- Nastavit přesměrování nebo automatickou odpověď v e-mailu.
- Převést vlastnictví souborů a sdílených dokumentů.
- Odebrat přístupy do dalších systémů, sdílených hesel a bank.
- Převzít zařízení, vymazat je a připravit pro dalšího kolegu.
V dalších dnech
- Zrušit nebo přeřadit licence.
- Rozhodnout, jak dlouho uchovat e-mailovou schránku.
- U soukromého telefonu (BYOD) smazat firemní část.
- Změnit sdílená hesla, která znal.
Jak to mít pod kontrolou
Pomůže mít jeden seznam systémů a přístupů pro každou roli a nechat nástupy a odchody řešit přes helpdesk jako požadavek. U nás je to součást IT outsourcingu a všechno je zapsané v portálu wefree ONE.
Časté otázky
Kdy začít s přípravou nástupu?
Ideálně týden předem. S nastavením přes MDM stačí i pár dní.
Co s e-maily po odchodu zaměstnance?
Obvykle se nastaví přesměrování na kolegu a schránka se po dohodnuté době archivuje nebo smaže.
Kdo by měl odchod hlásit IT?
Personální oddělení nebo vedoucí, a to co nejdřív, ideálně s datem posledního dne.