Stručně
- IT outsourcing znamená, že se o IT firmy stará externí partner: počítače, telefony, e-maily, síť, zabezpečení i podpora lidí.
- Hodí se hlavně firmám od 2 do 200 lidí, které nemají vlastní IT oddělení, nebo chtějí ulevit jednomu internímu ajťákovi.
- Nejčastěji se platí pevná měsíční cena, buď paušál, nebo cena za zařízení.
Co znamená IT outsourcing
IT outsourcing znamená, že firma svěří správu svého IT externímu partnerovi. Místo zaměstnance nebo celého IT oddělení má tým specialistů, kteří se o počítače, telefony, e-maily, síť i bezpečnost starají průběžně. Firma platí za výsledek: aby všechno fungovalo, a když něco nefunguje, aby se to rychle vyřešilo.
Co IT outsourcing obvykle zahrnuje
- Podpora uživatelů (helpdesk). Lidé nahlásí problém a někdo ho vyřeší, většinou na dálku, když je potřeba, i na místě.
- Správa počítačů a telefonů. Nastavení, aktualizace, opravy, výměny, často přes MDM.
- E-maily a cloud. Google Workspace nebo Microsoft 365, účty, sdílené disky.
- Síť a Wi-Fi. Aby internet ve firmě fungoval a byl bezpečný.
- Zabezpečení a zálohy. Hesla, přístupy, zálohování dat, ochrana proti útokům.
- Nástupy a odchody. Příprava počítače a účtů pro nového kolegu, bezpečné zrušení přístupů při odchodu.
- Nákup a poradenství. Co koupit, co obnovit, kde ušetřit.
IT outsourcing, nebo vlastní ajťák?
Vlastní ajťák zná firmu zevnitř, ale je jeden. Onemocní, jede na dovolenou, odejde, a znalosti odcházejí s ním. Navíc nemůže být expert na všechno: na Macy, Windows, sítě, bezpečnost i cloud najednou.
Externí partner má tým. Když je jeden člověk pryč, zastoupí ho kolega, protože vaše IT je zdokumentované. Firma platí jen za to, co potřebuje, a nemusí řešit nábor, školení ani zástupy. Časté a dobře fungující je i kombinované řešení: interní ajťák řeší věci na místě a externí partner mu kryje záda odborností, nástroji a kapacitou.
Jak se IT outsourcing platí
- Hodinová sazba. Platíte odpracované hodiny. Jednoduché, ale dodavatel nemá motivaci předcházet problémům a náklady se špatně plánují.
- Paušál. Pevná měsíční částka za dohodnutý rozsah. Předvídatelné, ale je potřeba hlídat, co přesně zahrnuje.
- Cena za zařízení. Platíte za každý spravovaný počítač, tiskárnu nebo síťový prvek. Cena roste a klesá spolu s firmou a je hned jasné, za co platíte. Tak to děláme my, například 490 Kč měsíčně za počítač. Víc v článku Kolik stojí správa IT pro malou firmu.
Jak vybrat dodavatele
- Rozumí platformám, které používáte (Apple, Windows, Android, Google, Microsoft)?
- Jak rychle reaguje a má to napsané ve smlouvě (SLA)?
- Vede dokumentaci vašeho IT a máte k ní přístup?
- Předchází problémům (monitoring, automatické aktualizace a zálohy), nebo jen hasí požáry?
- Je jasné, co je v ceně a co se platí navíc?
- Mluví s vámi lidsky, bez zbytečného žargonu?
Časté otázky
Pro jak velké firmy se IT outsourcing hodí?
Nejčastěji pro firmy od 2 do 200 lidí. Menší firmy nemají na vlastního ajťáka kapacitu, větším pomáhá outsourcing doplnit interní tým.
Musí ajťák jezdit k nám do kanceláře?
Většina požadavků se dnes řeší na dálku, rychleji a levněji. Na místo se jezdí, když je to opravdu potřeba, třeba kvůli síti nebo hardwaru.
Co když už máme interního ajťáka?
Outsourcing může fungovat jako jeho podpora: převezme rutinu, dodá nástroje a zastoupí ho, když je pryč.
Jak rychle se dá přejít k novému dodavateli?
Obvykle během několika týdnů. Začíná se auditem, pak převzetím přístupů a dokumentace, samotné předání často proběhne přes víkend.