Stručně
- Dokumentace odstraní závislost firmy na jednom člověku nebo dodavateli.
- Patří do ní zařízení, účty a správci, síť, dodavatelé, smlouvy a postupy.
- Hesla nepatří do dokumentu, ale do správce hesel.
Proč dokumentace
- Změna dodavatele nebo odchod ajťáka bez chaosu.
- Rychlejší řešení problémů: technik ví, kde co je.
- Podklad pro audit, pojišťovnu nebo NIS2.
- Přehled pro vedení: co máme a kolik to stojí.
Co do ní patří
- Zařízení: seznam, kdo je používá, sériová čísla, záruky.
- Účty a služby: e-mail, cloud, software. Kdo je správce, kdo platí.
- Doména a DNS: registrátor, kdo má přístup, záznamy.
- Síť: internetové linky, schéma zapojení, firewall, Wi-Fi.
- Dodavatelé a smlouvy: kontakty, čísla zákazníka, výpovědní lhůty.
- Licence: počty, data obnovy, ceny.
- Postupy: nástup a odchod zaměstnance, co dělat při výpadku nebo útoku.
Co do ní nepatří
Hesla. Ta patří do správce hesel, dokumentace jen říká, kde jsou a kdo k nim má přístup.
Kde ji mít
- Na jednom místě, kam má přístup vedení firmy, nejen dodavatel.
- V nástroji, který se dá snadno aktualizovat.
- Ne v hlavě jednoho člověka a ne v deseti verzích Excelu.
Jak ji udržet aktuální
Dokumentace, kterou nikdo neaktualizuje, je po roce k ničemu. Aktualizujte ji při každé změně (nový dodavatel, nové zařízení) a jednou ročně ji projděte celou.
U wefree má každý klient kompletní dokumentaci v portálu wefree ONE. Díky ní jeho IT zná celý náš tým, ne jen jeden technik.
Časté otázky
Co má obsahovat IT dokumentace?
Seznam zařízení, účtů a služeb, doménu a DNS, schéma sítě, dodavatele a smlouvy, licence a postupy pro nástup, odchod a výpadek.
Patří hesla do IT dokumentace?
Ne. Hesla patří do správce hesel, dokumentace jen popisuje, kde jsou a kdo k nim má přístup.
Jak často aktualizovat IT dokumentaci?
Při každé změně a jednou ročně celou projít.