Stručně
- Soubory na sdíleném disku patří firmě, ne tomu, kdo je nahrál.
- Sdílené disky mají všechny tarify Business, Starter se základním nastavením.
- Dělejte méně disků podle týmů nebo projektů a přístup řiďte přes skupiny.
Můj disk vs. sdílený disk
| Můj disk | Sdílený disk | |
|---|---|---|
| Vlastník souborů | Uživatel | Firma (tým) |
| Při odchodu zaměstnance | Soubory je nutné převést | Zůstanou na místě |
| Vhodné pro | Rozpracované a osobní věci | Týmové a firemní dokumenty |
Role na sdíleném disku
- Správce: spravuje členy a nastavení disku.
- Správce obsahu: nahrává, upravuje, přesouvá a maže soubory.
- Přispěvatel: nahrává a upravuje, ale nemaže.
- Komentující a Čtenář: jen komentují nebo čtou.
Většině lidí stačí Přispěvatel. Mazat by měl jen ten, kdo za obsah odpovídá.
Jak disky rozdělit
- Podle týmů: Obchod, Finance, Marketing, Vedení.
- Podle projektů nebo klientů, pokud je hodně externí spolupráce.
- Citlivé věci (mzdy, smlouvy) na samostatný disk s úzkým okruhem lidí.
Přístup přidělujte skupinám (například obchod@), ne jednotlivcům. Nový kolega pak dostane přístup jen tím, že ho přidáte do skupiny.
Limity
Jeden sdílený disk pojme až 500 000 položek včetně koše a může mít až 600 členů (jednotlivců a skupin). Každý uživatel může za 24 hodin nahrát 750 GB. U velkých archivů je lepší rozdělit data do více disků.
Business Starter
Od roku 2024 mají sdílené disky i tarify Business Starter, ale bez pokročilých nastavení (například výchozích pravidel pro sdílení). Pokud potřebujete jemnější kontrolu, zvažte Business Standard, viz tarify Google Workspace.
Při odchodu zaměstnance
Soubory na sdílených discích zůstávají. Soubory z Mého disku převeďte na jiného uživatele dřív, než účet smažete, viz checklist nástupu a odchodu.
Časté otázky
Jaký je rozdíl mezi Mým diskem a sdíleným diskem?
Soubory na Mém disku patří uživateli, na sdíleném disku firmě. Při odchodu zaměstnance na sdíleném disku nic nezmizí.
Má Business Starter sdílené disky?
Ano, od roku 2024, ale bez pokročilých nastavení oprávnění, která mají vyšší tarify.
Kolik souborů pojme sdílený disk?
Až 500 000 položek včetně souborů v koši.