Stručně
- Google Workspace je placený firemní balík Googlu: Gmail s vlastní doménou, Disk, Dokumenty, Kalendář, Meet a Chat.
- Na rozdíl od soukromého Gmailu patří účty a data firmě, která je centrálně spravuje a zabezpečuje.
- Hodí se hlavně malým a středním firmám, které chtějí jednoduchou spolupráci v cloudu.
Co Google Workspace obsahuje
- Gmail s vlastní doménou (jmeno@vasefirma.cz).
- Disk včetně sdílených disků pro týmy.
- Dokumenty, Tabulky, Prezentace se spoluprací v reálném čase.
- Kalendář se sdílením a rezervací místností.
- Meet a Chat pro videohovory a komunikaci.
- Konzole správce pro účty, zabezpečení a správu zařízení.
Čím se liší od soukromého Gmailu
- Účty a data patří firmě. Při odchodu zaměstnance nic nezmizí.
- Správce řídí zabezpečení: dvoufázové ověření, pravidla hesel, sdílení mimo firmu.
- Vlastní doména a profesionální vzhled.
- Smluvní podmínky vhodné pro firmy a GDPR.
Verze
Google nabízí několik edic, typicky Business Starter, Standard a Plus a vyšší Enterprise. Liší se hlavně velikostí úložiště, funkcemi Meet, archivací (Vault) a pokročilým zabezpečením. Aktuální ceny najdete u Googlu, správu Workspace u nás řešíme za 500 Kč měsíčně.
Pro koho se hodí
- Malé a střední firmy, které chtějí jednoduchý a spolehlivý e-mail a spolupráci.
- Týmy, které pracují hodně z prohlížeče, na Macu nebo z různých míst.
- Firmy, kterým vadí posílání příloh a verzí dokumentů tam a zpět.
Na co nezapomenout
- Nastavit zabezpečení hned na začátku, hlavně dvoufázové ověření.
- Rozmyslet strukturu sdílených disků a oprávnění.
- Vyřešit zálohu. Smazaný soubor zůstává v koši Disku 30 dní a správce ho pak může obnovit ještě zhruba 25 dní. Potom zmizí definitivně.
Časté otázky
Můžu si nechat svou doménu?
Ano, Google Workspace funguje s vaší stávající doménou. Stačí upravit DNS záznamy.
Jde používat Google Workspace v Outlooku?
Ano, e-mail a kalendář lze používat i v Outlooku nebo Apple Mailu.
Je Google Workspace v souladu s GDPR?
Google poskytuje smluvní podmínky pro zpracování dat podle GDPR. Důležité je i správné nastavení sdílení ve firmě.