Stručně
- Migrace se dá udělat bez výpadku: data se kopírují na pozadí a přepnutí proběhne typicky přes víkend.
- Přenáší se e-maily, kalendáře, kontakty a soubory. Klíčové je připravit DNS a uživatelské účty.
- Po přechodu je potřeba lidem pomoct s prvními dny: nastavení telefonu, sdílené disky, zvyky.
Co se přenáší
- E-maily včetně složek.
- Kalendáře a opakované schůzky.
- Kontakty.
- Soubory z OneDrivu a SharePointu do Disku a sdílených disků.
Postup
1. Příprava
Založení Google Workspace, ověření domény, vytvoření uživatelů a skupin. Rozmyslí se struktura sdílených disků a kdo k čemu bude mít přístup.
2. Předmigrace
Google nabízí vlastní nástroje pro migraci dat. Starší e-maily a soubory se zkopírují na pozadí, zatímco lidé dál pracují ve starém systému.
3. Přepnutí
Typicky v pátek večer se upraví DNS záznamy (MX), takže nové e-maily začnou chodit do Gmailu. Proběhne dorovnání posledních dat.
4. První dny
Nastavení e-mailu v telefonech, krátké školení, kontrola, že všem chodí pošta a vidí své soubory. Starý systém se ještě chvíli nechá běžet pro jistotu.
Na co si dát pozor
- Sdílené schránky a aliasy je potřeba převést na skupiny nebo aliasy v Google.
- Pravidla a podpisy v Outlooku se nepřenesou automaticky.
- Soubory s makry nebo složitými vazbami v Excelu mohou potřebovat zůstat v Office formátu.
- Licence Microsoft 365 vypovězte až po úspěšném přechodu.
Časté otázky
Přijdeme při migraci o nějaké e-maily?
Při správném postupu ne. Data se kopírují předem a po přepnutí se dorovnají.
Jak dlouho migrace trvá?
Příprava a předmigrace jednotky dní až týdnů podle objemu dat, samotné přepnutí proběhne přes víkend.
Jde to i z jiného e-mailu než Microsoftu?
Ano, migrovat lze i z běžných e-mailových hostingů přes IMAP.