Stručně
- Skupina s vlastní adresou je zdarma a neplatí se za ni licence.
- Společná doručená pošta umožní e-maily přiřazovat a označovat jako vyřízené.
- Delegace Gmailu dá přístup do celé schránky, hodí se pro asistenty.
Tři možnosti
| Možnost | Kdy použít | Licence |
|---|---|---|
| Skupina (Google Groups) | info@, fakturace@, obchod@ přeposílané týmu | Ne |
| Skupina se společnou doručenou poštou | Tým, který e-maily rozděluje a vyřizuje | Ne |
| Sdílená schránka nebo delegace | Odpovídání jménem adresy, asistent šéfa | Podle nastavení |
Skupina jako info@
- V Admin konzoli vytvořte skupinu s adresou info@vasefirma.cz.
- Přidejte členy, kterým mají e-maily chodit.
- Povolte příjem e-mailů zvenku.
- Aby mohli členové odpovídat z adresy info@, přidejte ji v Gmailu jako alias „Odeslat jako“.
Společná doručená pošta
Ve skupině zapněte funkci Společná doručená pošta (Collaborative Inbox). Členové pak mohou:
- přiřadit e-mail konkrétnímu kolegovi,
- označit konverzaci jako vyřízenou, bez nutnosti akce nebo duplicitní,
- filtrovat podle stavu a štítků.
Hodí se pro podporu, objednávky nebo dotazy z webu. Nikomu nic nepropadne a je vidět, kdo co řeší.
Sdílená schránka a delegace
- Nová sdílená schránka: Google ji postupně zavádí v Admin konzoli (Uživatelé › Nastavit sdílenou e-mailovou adresu) pro tarify Business. Členové jsou delegáti, kteří mohou číst, odesílat a mazat.
- Delegace Gmailu: majitel schránky pustí do své pošty jiného uživatele, například asistentku. Delegát nemůže měnit nastavení. Pozvánka platí týden, přístup se může zapnout až za 24 hodin.
Doporučení
- Na obecné adresy (info@, faktury@) používejte skupiny. Neplatíte za ně licenci.
- Pro týmové vyřizování zapněte společnou doručenou poštu.
- Nesdílejte heslo jedné schránky mezi více lidí. Je to nebezpečné a nevíte, kdo co poslal.
Víc o nastavení v článku zabezpečení Google Workspace.
Časté otázky
Jak v Google Workspace vytvořit adresu info@?
Nejjednodušeji jako skupinu v Admin konzoli. Neplatí se za ni licence a e-maily chodí všem členům.
Co je společná doručená pošta?
Funkce Google Groups, která umožní e-maily ve skupině přiřazovat kolegům a označovat jako vyřízené.
Kolik lidí může mít delegovaný přístup do Gmailu?
U pracovních účtů až 1 000 delegátů, současně běžně asi 40.