Stručně
- Základ je důvěrnost: šifrovaná zařízení, dvoufázové ověření a jasná pravidla přístupu ke spisům.
- Dokumenty patří do firemního úložiště s řízeným přístupem, ne na soukromé disky.
- Kancelář musí fungovat i při výpadku: zálohy, podpora na dálku a náhradní zařízení.
Co je jiné
Advokátní kancelář má povinnost mlčenlivosti a pracuje s citlivými osobními údaji. Zároveň advokáti hodně pracují mimo kancelář: u soudu, u klientů, z domova. IT proto musí chránit data kdekoli a nesmí zdržovat.
Na co myslet
- Šifrovaná zařízení: notebooky s FileVault nebo BitLockerem, telefony se zámkem a vzdáleným smazáním přes MDM.
- Přístup ke spisům: dokumenty ve firemním úložišti se sdílenými disky podle agend, přístup jen pro ty, kdo na věci pracují.
- Dvoufázové ověření u e-mailu, úložiště i advokátního softwaru.
- E-mail: vlastní doména, správně nastavené SPF, DKIM a DMARC, aby nikdo nemohl snadno poslat podvrh vaším jménem.
- Datové schránky: jasně určit, kdo k nim má přístup a kdo za ně zodpovídá.
- Zálohy: nezávislé na hlavním úložišti, s pravidelnou kontrolou obnovy.
- Nástupy a odchody: koncipienti a asistenti se střídají, přístupy se musí rušit hned.
Apple v kanceláři
Mnoho kanceláří používá Macy a iPhony. Dobře se spravují přes MDM a jsou bezpečné, jen je potřeba ověřit, že advokátní software běží na Macu nebo v prohlížeči, viz Mac ve firmě.
Podpora
V kanceláři obvykle není čas řešit tiskárnu nebo nefunkční přihlášení. Pomáhá mít jednoho partnera, který zná celé prostředí a má ho zdokumentované, viz IT outsourcing.
Tento článek je přehled, ne právní rada. Profesní povinnosti ověřte u České advokátní komory.
Časté otázky
Na co si dát pozor v IT advokátní kanceláře?
Na důvěrnost dat: šifrovaná zařízení, dvoufázové ověření, řízený přístup ke spisům, zálohy a rychlé rušení přístupů při odchodu.
Může advokátní kancelář používat cloud?
Ano, pokud je správně nastavený přístup, zabezpečení a smluvní podmínky. Konkrétní povinnosti ověřte u ČAK.
Hodí se Macy do advokátní kanceláře?
Ano, pokud na nich běží potřebný advokátní software nebo jeho webová verze.