Stručně
- Nejčastěji se přeplácí za licence lidí, kteří už ve firmě nepracují.
- Druhý zdroj ztrát jsou zdvojené nástroje a zapomenutá předplatná na firemní kartě.
- Stačí jednou za čtvrtletí projít seznam licencí a porovnat ho se seznamem lidí.
Kde se přeplácí
- Licence bývalých zaměstnanců. Účet se zablokuje, ale licence se dál platí.
- Vyšší tarif pro všechny. Ne každý potřebuje nejdražší verzi Microsoft 365 nebo Google Workspace.
- Zdvojené nástroje. Teams i Zoom, Disk i Dropbox, dva správci hesel.
- Zapomenutá předplatná na firemní kartě, která si kdysi někdo zřídil.
- Měsíční platba tam, kde by roční vyšla levněji, a naopak roční závazek tam, kde počet lidí kolísá.
Jak licence uklidit
- Sepište všechna předplatná: administrace Microsoftu a Googlu, výpisy z firemní karty, faktury.
- Porovnejte licence se seznamem aktuálních zaměstnanců.
- U každého nástroje zjistěte, kdo ho reálně používá.
- Rozhodněte: zrušit, snížit tarif, nebo sloučit s jiným nástrojem.
- Nastavte pravidlo: odebrání licence je součástí checklistu odchodu.
Na co pozor u ročních závazků
Roční tarify bývají levnější, ale počet licencí během roku nejde snížit. U Google Workspace se například při ročním závazku platí sjednaný počet licencí celé období. Pro firmy, kde se počet lidí mění, může být výhodnější kombinace.
V portálu wefree ONE mají klienti přehled licencí a jejich nákladů na jednom místě, takže zapomenuté předplatné nemá kde se schovat.
Časté otázky
Jak často kontrolovat licence?
Ideálně jednou za čtvrtletí a vždy při odchodu zaměstnance.
Můžeme snížit počet licencí Microsoft 365 nebo Google Workspace?
U měsíčních tarifů kdykoli, u ročních závazků obvykle až při obnově. Proto se vyplatí typ závazku vybírat podle toho, jak se mění počet lidí.
Co dělat s účtem odcházejícího zaměstnance?
Data převést, účet zablokovat a licenci uvolnit pro dalšího kolegu nebo zrušit.