Stručně
- Smlouva musí jasně říkat, co je v ceně a co ne, a jaké jsou reakční doby.
- Přístupy, účty a dokumentace mají patřit firmě, ne dodavateli.
- Nezapomeňte na zpracování osobních údajů (GDPR) a na podmínky ukončení a předání.
Checklist smlouvy
Rozsah služeb
- Která zařízení a systémy dodavatel spravuje (a jak se počítají).
- Co je v paušálu a co se účtuje zvlášť (projekty, výjezdy, nákup techniky).
- Pracovní doba podpory a co platí mimo ni.
Úroveň služeb (SLA)
- Reakční doba podle priority, případně doba vyřešení.
- Jak se požadavky zadávají a evidují.
- Co když dodavatel SLA nedodrží. Viz co je SLA.
Cena
- Jak se cena mění při změně počtu zařízení nebo lidí.
- Za jakých podmínek může dodavatel cenu zvýšit.
Vlastnictví a přístupy
- Doména, administrátorské účty, MDM a Apple Business vedené na firmu.
- Povinnost vést a předat dokumentaci.
Ochrana dat
- Zpracovatelská smlouva podle GDPR, protože dodavatel má přístup k osobním údajům.
- Mlčenlivost a pravidla pro přístup k datům.
Ukončení
- Délka závazku a výpovědní lhůta.
- Povinnost součinnosti a předání při ukončení, viz předání IT novému dodavateli.
Tento článek je praktický přehled, nikoli právní rada. U konkrétní smlouvy se poraďte s advokátem.
Časté otázky
Potřebujeme s IT dodavatelem zpracovatelskou smlouvu?
Většinou ano. IT dodavatel má přístup k datům firmy včetně osobních údajů, takže je v roli zpracovatele podle GDPR.
Jak dlouhá bývá výpovědní lhůta?
Často jeden až tři měsíce. Důležitější je, aby smlouva řešila povinnost předat dokumentaci a přístupy.
Co když chceme přidat nebo ubrat zařízení?
Smlouva by měla umožnit měnit počet zařízení průběžně a jasně říkat, jak se to projeví v ceně.